Las reuniones son dirigidas por la Coordinación de IBIE o por la persona que la Coordinación de IBIE designe. Actúa como Secretario/a la persona designada por votación mayoritaria en el desarrollo de la reunión.

La convocatoria para las reuniones ordinarias o extraordinarias las realiza la Coordinación de IBIE, si bien también podrán solicitarla los miembros de la Red cuando estos la estimen necesaria. Esta convocatoria deberá hacerse con no menos de quince días hábiles de anticipación, mediante escrito que contenga la fecha y la propuesta de orden del día.